Personal information management (PIM) is an activity in which people store information items in order to retrieve them later. The purpose of this paper is to test and quantify the effect of factors related to collection size, file properties and workload on file retrieval success and efficiency.,In the study, 289 participants retrieved 1,557 of their shared files in a naturalistic setting. The study used specially developed software designed to collect shared files’ names and present them as targets for the retrieval task. The dependent variables were retrieval success, retrieval time and misstep/s.,Various factors compromise shared files retrieval including: collection size (large number of files), file properties (multiple versions, size of team sharing the file, time since most recent retrieval and folder depth) and workload (daily e-mails sent and received). The authors discuss theoretical reasons for these negative effects and suggest possible ways to overcome them.,Retrieval is the main reason people manage personal information. It is essential for retrieval to be successful and efficient, as information cannot be used unless it can be re-accessed. Prior PIM research has assumed that factors related to collection size, file properties and workload affect file retrieval. However, this is the first study to systematically quantify the negative effects of these factors. As each of these factors is expected to be exacerbated in the future, this study is a necessary first step toward addressing these problems.

中文翻译：

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阻碍共享文件检索的因素

个人信息管理（PIM）是一种活动，人们在其中存储信息项，以便以后检索它们。本文的目的是测试和量化与馆藏大小，文件属性和工作量相关的因素对文件检索成功和效率的影响。在这项研究中，有289名参与者在自然环境下检索了1,557个共享文件。该研究使用专门开发的软件，该软件旨在收集共享文件的名称，并将其作为检索任务的目标。因变量是检索成功，检索时间和失误。各种因素影响共享文件的检索，包括：集合大小（大量文件），文件属性（多个版本，共享文件的团队规模，自最近一次检索和文件夹深度以来的时间）和工作量（每天发送和接收的电子邮件）。作者讨论了造成这些负面影响的理论原因，并提出了克服这些负面影响的可能方法。检索是人们管理个人信息的主要原因。成功且高效的检索至关重要，因为除非重新访问信息，否则无法使用信息。先前的PIM研究假设与集合大小，文件属性和工作量相关的因素会影响文件检索。但是，这是第一个系统地量化这些因素的负面影响的研究。由于预期这些因素中的每一个都会在未来加剧，因此本研究是解决这些问题的必要的第一步。作者讨论了造成这些负面影响的理论原因，并提出了克服这些负面影响的可能方法。检索是人们管理个人信息的主要原因。成功且高效的检索至关重要，因为除非重新访问信息，否则无法使用信息。先前的PIM研究假设与集合大小，文件属性和工作量相关的因素会影响文件检索。但是，这是第一个系统地量化这些因素的负面影响的研究。由于预期这些因素中的每一个都会在未来加剧，因此本研究是解决这些问题的必要的第一步。作者讨论了造成这些负面影响的理论原因，并提出了克服这些负面影响的可能方法。检索是人们管理个人信息的主要原因。成功且高效的检索至关重要，因为除非重新访问信息，否则无法使用信息。先前的PIM研究假设与集合大小，文件属性和工作量相关的因素会影响文件检索。但是，这是第一个系统地量化这些因素的负面影响的研究。由于预期这些因素中的每一个都会在未来加剧，因此本研究是解决这些问题的必要的第一步。因为除非可以重新访问，否则无法使用信息。先前的PIM研究假设与集合大小，文件属性和工作量相关的因素会影响文件检索。但是，这是第一个系统地量化这些因素的负面影响的研究。由于预期这些因素中的每一个都会在未来加剧，因此本研究是解决这些问题的必要的第一步。因为除非可以重新访问，否则无法使用信息。先前的PIM研究假设与集合大小，文件属性和工作量相关的因素会影响文件检索。但是，这是第一个系统地量化这些因素的负面影响的研究。由于预期这些因素中的每一个都会在未来加剧，因此本研究是解决这些问题的必要的第一步。