Physician experience with the Epic electronic health record (EHR) system: longitudinal findings from an emergency department implementation

Abstract

Objectives

In June 2019, The Ottawa Hospital launched the Epic electronic health record system, which transitioned all departments from a primarily paper-based system to an electronic system using a 1-day “big bang” approach. We sought to evaluate emergency physicians’ satisfaction with system implementation and perception of its impact on clinical practice in an academic emergency department (ED) setting.

Methods

Four electronic surveys were distributed to staff during pre-implementation (1-month prior [May 2019]) and post-implementation (1-month [July 2019], 9-month [March 2020], and 20-month [February 2021]) time periods. 5-point Likert scales were used to rate agreement with statements. Responses were compared using the Cochran–Mantel–Haenszel trend test to assess for significant differences.

Results

Response rates were consistent, ranging between 41 and 51%, with the exception of +9 months which was 27%. The majority of respondents were staff, working 8–15 shifts/month, with ≤ 10 years in practice. General satisfaction and confidence improved substantially from pre-implementation to 20 months post-implementation. Personalization sessions were perceived as not effective and lacking in quality, particularly immediately after Epic launch. Although clinical workflow tasks got easier, there were sustained challenges in efficiency and patient flow, including number of patients seen/hour, time spent after shift-end, and time spent on post-shift documentation.

Conclusions

Although satisfaction and system confidence improved over time, there were sustained difficulties in overall efficiency long after implementation, with opportunities for future optimization. Training was lacking in terms of relevance to emergency physician workflow. These factors should be considered in future electronic health record implementations in ED settings.

Résumé

Objectifs

En juin 2019, l'Hôpital d'Ottawa a lancé le système de dossiers de santé électroniques Epic, ce qui a permis de faire passer tous les services d'un système principalement basé sur le papier à un système électronique en utilisant une approche " big bang " d'une journée. Nous avons cherché à évaluer la satisfaction des médecins urgentistes quant à la mise en œuvre du système et la perception de son impact sur la pratique clinique dans un service d'urgence universitaire.

Méthodes

Quatre sondages électroniques ont été distribués au personnel pendant les périodes précédant la mise en œuvre (1 mois avant [mai 2019]) et suivant la mise en œuvre (1 mois [juillet 2019], 9 mois [mars 2020] et 20 mois [février 2021]). Des échelles de Likert à 5 points ont été utilisées pour évaluer l’accord avec les énoncés. Les réponses ont été comparées à l'aide du test de tendance de Cochran-Mantel-Haenszel pour évaluer les différences significatives.

Résultats

Les taux de réponse étaient constants, allant de 41 % à 51 %, à l'exception de celui de +9 mois qui était de 27 %. La majorité des répondants étaient des employés, travaillant de 8 à 15 quarts par mois, avec moins de 10 ans de pratique. La satisfaction générale et la confiance se sont considérablement améliorées entre la période précédant la mise en œuvre et la période de 20 mois suivant la mise en œuvre. Les sessions de personnalisation ont été perçues comme inefficaces et manquant de qualité, en particulier immédiatement après le lancement d'Epic. Bien que les tâches du flux de travail clinique aient été facilitées, l'efficacité et le flux de patients ont continué à poser problème, notamment le nombre de patients vus par heure, le temps passé après la fin du quart de travail et le temps consacré à la documentation après le quart de travail.

Conclusions

Bien que la satisfaction et la confiance dans le système se soient améliorées au fil du temps, il y a eu des difficultés persistantes dans l'efficacité globale longtemps après la mise en œuvre, avec des possibilités d'optimisation future. La formation manquait de pertinence par rapport au flux de travail des médecins urgentistes. Ces facteurs devraient être pris en compte dans les futures mises en œuvre de dossiers médicaux électroniques dans les services d'urgence.